Executive Assistant, Amazon Music Job at Amazon Music in San Francisco

Executive Assistant, Amazon Music

Amazon Music seeks a dedicated, self-driven Executive Assistant with strong communication skills to support two Directors. In addition, you will partner with the existing EA team to offer comprehensive support for a highly-distributed global organization. A successful candidate will have experience with heavy calendar management, travel coordination, event planning, large internal team meetings, leadership meetings, and external meeting coordination. This role requires planning, time management, and a passion for organization. Superior attention to detail, great judgement, and the ability to meet tight deadlines while juggling multiple requests across global teams is critical. The right candidate will have a strong bias for action and the ability to think proactively and strategically, while anticipating needs. A high level of integrity and discretion in handling confidential information and professionalism dealing with senior executives inside and outside the company is imperative.

Manage complex calendars and scheduling

Manage complex calendars and scheduling in multiple locations and time zones with diplomacy and discretion.

Key job responsibilities

Set up internal and external meetings including conference rooms, AV needs; document distribution and attendance tracking as needed

Coordinate domestic and international travel itineraries

Manage expense report coordination and submission

Track and help drive completion of key deliverables and follow up on outstanding items

Help produce presentations by compiling information, formatting, editing, and transmitting text, data, and graphics

Coordinate and communicate effectively with a variety of groups including peers, internal stakeholders, vendors, and music industry professionals

Organize, execute, and assist with team activities (staff meeting agendas, all Org meetings, fireside chats, off-sites, and other team events)

Champion and expand creative team traditions and activities that support a strong team culture

Partner closely with the leadership team, key business partners, and other Executive Assistants to provide holistic support to the organization

Willingness / ability to travel to support team off-sites & events as needed

About The Team

Amazon Music is an immersive audio entertainment service that deepens connections between fans, artists, and creators. From personalized music playlists to exclusive podcasts, concert livestreams to artist merch, Amazon Music is innovating at some of the most exciting intersections of music and culture. We offer experiences that serve all listeners with our different tiers of service : Prime members get access to all the music in shuffle mode, and top ad-free podcasts, included with their membership; customers can upgrade to Amazon Music Unlimited for unlimited, on-demand access to 100 million songs, including millions in HD, Ultra HD, and spatial audio; and anyone can listen for free by downloading the Amazon Music app or via Alexa-enabled devices. Join us for the opportunity to influence how Amazon Music engages fans, artists, and creators on a global scale.

Basic Qualifications

2+ years of professional or military experience

Experience with executive level calendar management

Experience with domestic or international travel coordination

Experience with Microsoft Office products and applications

Work 40 hours / week, and overtime as required

Preferred Qualifications

Experience with end-to-end project management

Experience in a fast-paced, high-tech company

Experience prioritizing and handling multiple assignments at any given time while maintaining commitment to deadlines, or experience managing multiple calendars

Analytical, organizational, communication and interpersonal skills

High level of integrity and discretion

Ability to work effectively with minimal supervision

Amazon is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of protected veteran status, disability, or other legally protected status.

Los Angeles County applicants : Job duties for this position include : work safely and cooperatively with other employees, supervisors, and staff; adhere to standards of excellence despite stressful conditions; communicate effectively and respectfully with employees, supervisors, and staff to ensure exceptional customer service; and follow all federal, state, and local laws and Company policies. Criminal history may have a direct, adverse, and negative relationship with some of the material job duties of this position. These include the duties and responsibilities listed above, as well as the abilities to adhere to company policies, exercise sound judgment, effectively manage stress and work safely and respectfully with others, exhibit trustworthiness and professionalism, and safeguard business operations and the Company’s reputation. Pursuant to the Los Angeles County Fair Chance Ordinance, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Our inclusive culture empowers Amazonians to deliver the best results for our customers. If you have a disability and need a workplace accommodation or adjustment during the application and hiring process, including support for the interview or onboarding process, please visit for more information. If the country / region you’re applying in isn’t listed, please contact your Recruiting Partner.

Our compensation reflects the cost of labor across several US geographic markets. The base pay for this position ranges from $43,900 / year in our lowest geographic market up to $79,800 / year in our highest geographic market. Pay is based on a number of factors including market location and may vary depending on job-related knowledge, skills, and experience. Amazon is a total compensation company. Dependent on the position offered, equity, sign-on payments, and other forms of compensation may be provided as part of a total compensation package, in addition to a full range of medical, financial, and / or other benefits. For more information, please visit This position will remain posted until filled. Applicants should apply via our internal or external career site.

#J-18808-Ljbffr

In Summary : Amazon Music seeks a dedicated, self-driven Executive Assistant with strong communication skills to support two Directors . Successful candidate will have experience with heavy calendar management, travel coordination, event planning, large internal team meetings, leadership meetings, and external meeting coordination . This role requires planning, time management, and a passion for organization . Amazon Music is an immersive audio entertainment service that deepens connections between fans, artists, and creators .

En Español : Amazon Music busca un asistente ejecutivo dedicado y autónomo con fuertes habilidades de comunicación para apoyar a dos directores. Además, se asociará con el equipo existente de EA para ofrecer apoyo integral a una organización global altamente distribuida. Un candidato exitoso tendrá experiencia en la gestión pesada del calendario, coordinación de viajes, planificación de eventos, grandes reuniones internas de equipos, reuniones de liderazgo y coordinación externa de reuniones. Este papel requiere planificación, administración del tiempo y pasión por la organización. Responsabilidades clave de trabajo Configurar reuniones internas y externas, incluidas salas de conferencias, necesidades AV; distribución de documentos y seguimiento de asistencia según sea necesario Coordinar itinerarios de viajes nacionales e internacionales Gestionar la coordinación y presentación del informe de gastos Seguir el rastro y ayudar a impulsar la finalización de los resultados clave y dar seguimiento a los artículos sobresalientes Ayudar a producir presentaciones mediante la compilación de información, formato, edición y transmisión de texto, datos y gráficos Coordinar y comunicarse eficazmente con una variedad de grupos incluyendo pares, partes interesadas internas, proveedores y profesionales de la industria musical Organizar, ejecutar y asistir con actividades de equipo (agendas de reuniones del personal, todas las reuniones Org, chats al fuego, fuera de sitios y otros eventos de equipo) Campeón y expandir tradiciones y actividades creativas que apoyan una fuerte cultura de equipo Socio estrechamente con el equipo directivo, socios claves, y otros colaboradores Ejecutivos Asociados para proporcionar un entretenimiento exclusivo / interconect entre los artistas. Ofrecemos experiencias que sirven a todos los oyentes con nuestros diferentes niveles de servicio : Los miembros Prime obtienen acceso a toda la música en modo shuffle y mejores podcasts sin anuncios, incluidos con su membresía; los clientes pueden actualizarse a Amazon Music Unlimited para acceder ilimitadamente a 100 millones de canciones, incluyendo millones en HD, Ultra HD y audio espacial; y cualquiera puede escuchar gratuitamente descargando la aplicación Amazon Music o a través de dispositivos habilitados por Alexa. Únete a nosotros para tener la oportunidad de influir en cómo Amazon Music involucra a fanáticos, artistas y creadores a escala global. Qualificaciones básicas Experiencia profesional o militar de más de 2 años con gestión del calendario de nivel ejecutivo con coordinación de viajes nacionales o internacionales experiencia con productos e aplicaciones Microsoft Office Trabajar 40 horas / semana, y horas extras como se requiere Los solicitantes del Condado de Los Ángeles : Las obligaciones laborales para este puesto incluyen : trabajar con seguridad y cooperación con otros empleados, supervisores y personal; adherirse a los estándares de excelencia a pesar de las condiciones estresantes; comunicarse eficazmente y respetuosamente con los funcionarios, superintendentes y personal para garantizar un servicio al cliente excepcional; y seguir todas las leyes federales, estatales y locales y políticas de la Compañía. El historial penal puede tener una relación directa, adversa y negativa con algunos de los deberes laborables materiales de esta posición. Estos incluyen las funciones y responsabilidades enumeradas anteriormente, así como la capacidad de cumplir con las políticas de empresa, ejercer un juicio sólido, manejar el estrés efectivamente y trabajar de manera segura y respetable con otras personas, demostrar fiabilidad y profesionalidad, y salvaguardar las operaciones y la reputación de la compañía. Si el país / región en que se está solicitando no está listado, póngase en contacto con su socio de reclutamiento. Nuestra compensación refleja el costo del trabajo en varios mercados geográficos de los Estados Unidos. El salario básico para esta posición varía desde $ 43,900 / año en nuestro mercado geográfico más bajo hasta $ 79,800 / años en nuestro mayor mercado geográfica. La remuneración se basa en una serie de factores incluyendo la ubicación del mercado y puede variar dependiendo del conocimiento, las habilidades y la experiencia relacionadas con el empleo. Amazon es una compañía de compensación total. Dependiendo de la posición ofrecida, la equidad, pagos de inicio de sesión y otras formas de indemnización pueden proporcionarse como parte de un paquete de compensaciones totales, además de una gama completa de beneficios médicos, financieros y / u otros. Para obtener más información, por favor permanezca en